|
Как облегчить работу с нормативными документами
Для любой организации важно наладить порядок регистрации нормативных документов, который бы четко фиксировал такие основополагающие моменты как: каким именно образом будут регистрироваться внутренние нормативные акты, какое подразделение отвечает за их учет, как будут фиксироваться отмены старых нормативных документов, а также как будут храниться данные и документы. Один из часто используемых способов – это создание реестра нормативных документов, другими словами таблицы учета, в которой в каждой графе размещается информация о том, когда принят тот или иной нормативный документ, взамен какого документа он принят, на какой срок вводится, какой отдел его контролирует и отметки о пересмотре, отмене или внесении изменений в этот нормативный документ. Это довольно кропотливая работа, но в век нанотехнологий, это возможно делать в электронном виде, и даже уже предлагается специальное программное обеспечение для ведения реестра нормативных документов в организации.
Также для каждой организации важно заранее продумать, как и где будет фиксироваться такой момент, что при введении нового нормативного документа отменяется действие старого. Особенно это проблематично в случае, если документ был просто подписан руководителем, либо на нем проставлен гриф утверждения. Здесь можно пойти двумя путями: в новом документе перечислить все нормативные документы, подлежащие отмене, либо документы, утратившие силу перечислить в приложении к вновь вводимому документу.
Порядок доступа к нормативным документам определяют возможности организации. Если документооборот в организации только бумажный, то делается необходимое число копий, если требуется – заверенных. Однако в случае внесения многократных изменений, есть возможность, что у исполнителя может оказаться устаревший вариант. Современные возможности позволяют использовать систему электронного документооборота. Отсканированные документы помещаются в электронную базу и сотрудники всегда своевременно оповещаются о внесении изменений, и при желании, могут всегда вернуться и посмотреть ранее действовавший документ. Также, как вариант, можно использовать интернет-сайт компании, размещая там документацию, которая будет доступна сотруднику в любой точке мира.
